Тайм-менеджмент: искусство успевать все и даже больше — основные принципы + 7 эффективных советов управления временем

Ритм жизни современного человека необычайно высок. Всё чаще люди сталкиваются с проблемой, когда глаза разбегаются перед количеством различных дел, а руки не знают, с чего начать и как все закончить в срок. Решить проблему нехватки времени поможет технология тайм-менеджмента, о которой мы сегодня поговорим.

Представленный материал будет полезен всем, кто хочет научиться грамотно распределять свое время и использовать его с пользой, а также тем, кто в потоке ежедневных забот не может найти время для полноценного отдыха.

Прочтите нашу статью и вы узнаете, как успевать сделать все и даже больше в кротчайшие сроки, не теряя при этом в качестве.

Что такое тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент? Всё просто, тайм-менеджмент это технология управления временем. Следование данной технологии позволяет оптимизировать время работы и повысить личную эффективность. Отметим, что тайм-менеджмент не учит работать больше, он учит успевать больше, затрачивая при этом меньше времени, чем вы затрачиваете обычно.

Основные принципы тайм-менеджмента

Планирование

Планирование один из важнейших принципов тайм-менеджмента. Возьмите за правило составлять список дел на будущую неделю, например, в воскресенье вечером. Включайте в свой список как деловые, так и личные задачи вроде важных телефонных звонков или ужина с родственниками. Также не забывайте добавить в ваш перечень задач рутинные дела: оплата счетов, закупка продуктов, выгул собаки, влажная уборка и т.д. Внесение в список повседневных дел крайне необходимо, т.к. зачастую именно такие бытовые мелочи первыми вылетают из головы, но избежать их выполнения не представляется возможным.

После составления списка дел необходимо зарезервировать время под каждую конкретную задачу. Естественно, на генеральную уборку вы не можете отвести пять часов в будний день, а на решение рабочих задач не удастся потратить времени больше, чем предусмотрено Трудовым кодексом, то есть более сорока часов в неделю.

Однако, не стоит загонять себя в жесткие рамки и регламентировать каждое действие. В любом случае вам не удастся полностью подчинить жизнь своим планам. Поэтому, здравым решением будет оставить некоторое пустое время, которое будет служить вам небольшим буфером на случай форс-мажорных обстоятельств (далее вы узнаете, на выполнение каких задач стоит потратить запасное время. Если же оно осталось свободным, предлагаем потратить его, например, на самообразование).

После составления плана и определения запасного времени необходимо поставить себе дедлайны, то есть, крайние сроки, в которые вы должны уложиться при выполнении конкретной задачи. Данная техника позволяет ясно почувствовать, какими временными ресурсами вы обладаете, а значит стимулирует к выполнению задачи в установленный срок.

Работа не мыслится без отдыха. Поэтому, оставьте в вашем списке время и для него.

Расстановка приоритетов

Для того, чтобы расставить краткосрочные приоритеты (например, в пределах одного дня), вам поможет метод под названием матрица Эйзенхауэра. Суть метода заключается в том, чтобы распределить задачи на категории от важного и срочного до неважного и несрочного.

  • Срочное и важное. К данной категории дел относятся те, которые никак нельзя отложить: визит к стоматологу в случае резкой боли, встреча родственников из аэропорта, детский утренник, срочная уборка перед приходом незваных гостей. Такие дела решаются в первую очередь, старайтесь не переводить большое количество дел в эту категорию.
  • Важное, но несрочное. Не стоит недооценивать данный тип дел, т.к. из-за пускания на самотек таких задач, как: бронирование билетов и жилья, разработка праздничного меню, планирование отдыха они могут перейти из разряда несрочных дел в разряд срочных. Таким образом, важные, но несрочные дела стоит делать одними из первых.
  • Неважное, но срочное. Сюда можно отнести некоторые телефонные звонки, ответы на некоторые письма, отчеты, переложенные на вас дела. По-другому эту группу дел еще называют квадрантом мнимой срочности. По возможности перепоручайте или вовсе отказывайтесь от выполнения таких дел, т.к. при кажущейся срочности они не приносят никакой пользы.
  • Несрочное и неважное. Пожиратели времени вроде социальных сетей и компьютерных игр относятся именно к этой группе дел. Совет: вместо пустой траты времени запланируйте качественный отдых и проведите время с пользой.

Приоритеты важности и срочности

Постановка конкретных целей

Целью похудеть задавались многие, но всем ли удалось избавиться от лишних килограммов? Секрет успеха состоит в том, чтобы ставить перед собой конкретные цели. Например, цель похудеть к лету звучит очень туманно, ведь лето это целых три месяца. При такой постановки цели вы всегда будете ощущать, что время действовать еще не настало и будете постоянно откладывать достижение цели на потом. Не лучше ли поставить цель похудеть, допустим, к первому июня и вести обратный отсчет дней, ясно дающий понять, каким количеством времени для достижения цели вы располагаете.

Борьба с перфекционизмом

Порой случается, что, сосредоточившись на одном проекте, мы стараемся довести его до совершенства, но чем более мы углубляемся в информацию, тем сильнее утопаем в мелочах, не заметных на первый взгляд. Это явление и называется перфекционизмом. Мелочи, которые так мозолят нам глаза, могут быть не замечены окружающими. На постоянное доделывание и устранение мелких недостатков уходит масса времени, но пользы нисколько не приносит. Почему так происходит? За ответом на данный вопрос обратимся к закону Парето.

Закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, в то время как оставшиеся 80% усилий дают только 20% результата. Другими словами, выкладывание на все 100% не только не целесообразно, но и вредно. Для успешного выполнения задачи необходимо четко определить, какие действия являются важнейшими в решении, а какие можно отсечь, как ненужные. Именно важнейшие действия определяют успешность выполнения задачи.

Дробление объема работы на блоки, задачи и шаги

Если перед вами встала массивная задача, например, крупный проект, на работу с которым вам отведено три месяца, то сперва может показаться, что объемы работы колоссальны, и выполнить проект едва возможно. Не стоит впадать в панику. Давайте посмотрим на проблему под другим углом. Глобальные задачи пугают нас, т.к. мы воспринимаем их как монолит, но стоит лишь расколоть эту глыбу на более мелкие кусочки, и задача перестает казаться непосильной. Итак, перед началом работы над крупным проектом стоит разделить весь объем работы на несколько блоков, установив каждому такому блоку свой крайний срок выполнения.

Каждый блок отвечает за основные этапы работы над проектом (начальный, средний и финальный), подразделяем их на более мелкие задачи, которые, в свою очередь, делятся на шаги. В начале работы над крупным проектом вы можете столкнуться с т.н. проблемой боязни белого листа. Устранить эту боязнь очень просто: ваш первый шаг должен быть настолько простым, чтобы работа над ним не заняла больше минуты. Например, чтобы написать вступительный текст, нужно просто создать на рабочем столе текстовый документ с соответствующим названием. Затем постепенно усложняйте каждый последующий шаг и отмечайте, какой объем работы вы уже проделали. Этот простой трюк поможет вам постепенно влиться в рабочий процесс.

Постановка задач, соответствующих личным целям

Если цель вашей жизни покорение Эвереста, написание книги или обзаведение семьей с пятью детьми, то каждое совершаемое вами дело должно так или иначе приближать вас к достижению личной цели. Конечно, мы не берем в расчет ежедневные дела. Вряд ли еженедельное выбивание ковров приведет вас к годовому заработку в размере миллиона долларов.

Советы по эффективному планированию времени

Устранение факторов, отвлекающих внимание

Работники офисов зачастую тратят время на перекуры или внеплановые чаепития, сопровождающиеся пустой болтовней. Такие перерывы не только отнимают время, но могут и негативно сказаться на самочувствии: редко чашечка кофе не сопровождается печеньем или другой не всегда полезной едой, употребление которой в неконтролируемых количествах может привести к появлению лишнего веса. О курении и говорить не стоит, все мы знаем о последствиях этой вредной привычки. Социальные сети и мессенджеры пожирают огромное количество времени и отвлекают от работы.

Неожиданно позвонившая подруга, которой не терпится обсудить с вами последние новости, также вмешивается в рабочий процесс и отвлекает внимание от действительно важных вещей. Люди, работающие дома, не менее подвержены отвлечению внимания: домочадцы шумят, постоянно задают вопросы и хотят переложить свои обязанности, объясняя это тем, что вы все равно сидите дома.

Справиться с искушением лишний раз заглянуть в телефон поможет режим в самолете, не позволяющий оповещениям отвлекать вас, или некоторые приложения, которые на заданное время блокируют возможность выхода в социальные сети. Поставить мобильный телефон в режим в самолете или не беспокоить следует еще и для того, чтобы не отвлекаться на пустые телефонные разговоры.

Если вы работаете дома, и вокруг находятся домашние, предупредите их, в какое время вам не стоит мешать и объясните, что дом это ваше рабочее место, и вы не можете одновременно выполнять основную работу и обязанности домохозяйки.

Организация рабочего пространства

Чистое рабочее место ясные мысли. Даже если вы занимаетесь созданием авторских предметов искусства и привыкли творить в хаосе, организуйте рабочее место так, чтобы вам было удобно ориентироваться в материалах.

Потратьте несколько минут на уборку рабочего пространства, расставьте необходимые для работы предметы на удобных для вас местах и уберите с глаз телефон! Проветрите помещение, позаботьтесь о том, чтобы рабочее место было достаточно освещено.

Правильный отдых

Современный человек ежедневно получает огромные массивы разного рода информации. Поэтому, выходные советуем разгрузить себя и посвятить время близким, здоровью, спорту, неспешным прогулкам на свежем воздухе, но никак не пролистыванию новостных лент социальных сетей.

Планируйте отдых заранее, бронируйте билеты и жилье заранее, заблаговременно договаривайтесь с друзьями о встрече. Не забывайте о спорте: регулярно проводите тренировки дома или посещайте бассейн выбор за вами. Систематически проходите медкомиссию. Мы крайне не советуем пренебрегать здоровьем, т.к. впоследствии вы можете потратить гораздо больше времени и денег, чем если бы своевременно обратились ко врачу. Возможно, пара недель, проведенная в курортно-оздоровительном санатории принесет вам пользы больше, чем те же две недели, проведенные на горнолыжной базе.

Отслеживание результатов

Для того, чтобы отследить, насколько успешно вы справляетесь с поставленными задачами, выработайте привычку вести ежедневник, где бы вы отмечали то, что успели и не успели сделать.

В конце каждого дня и каждой недели анализируйте свои результаты, подмечайте, сколько времени вы тратили впустую (например, на социальные сети, телевизор, компьютерные игры), на что стоит обратить повышенное внимание, хватает ли вам времени для общения с близкими и т.д. По прошествии одного месяца ведения ежедневника проведите большое исследование, результаты которого определят курс ведения дел на следующий месяц.

Цикл, состоящий из 4х этапов

Создавайте ритуалы

Каждый раз перед началом работы совершайте одно и то же действие. Со временем этот ритуал превратится в привычку, которая будет переключать вас в рабочий режим. Также вы можете создать ритуал, который будет ассоциироваться с завершением работы.

Советуем перед началом работы выработать привычку делать короткую разминку или прослушивать энергичную музыкальную композицию, которая настроила бы вас на рабочий лад. По окончании работы неспешно выпейте чашку чая или растяните застоявшиеся мышцы — дайте понять организму, что с работой на сегодня закончено. Ритуалы могут быть более сложными и оригинальными — всё зависит только от вашей фантазии.

Работайте согласно вашему хронотипу

Хронотип это независящий от воли человека характер его суточной активности. Всего принято выделять три хронотипа: жаворонок, сова и голубь.

Люди, относящиеся к хронотипу жаворонок легко просыпаются рано утром, пик активности приходится на первую половину дня, после полудня наступает период постепенного спада активности, ложатся спать жаворонки за несколько часов до полуночи.

Совы встают с кровати около полудня, активны во второй половине дня, спать ложатся после полуночи.

Голуби поднимаются около 7-9 часов утра, их активность равномерна в течение всего дня, однако иногда их могут застигать временные спады работоспособности, отходят ко сну до полуночи.

Таким образом, видно, что не все люди способны включаться в работу с начала рабочего дня. Не стоит ожидать от сов трудовых подвигов в дообеденное время, так же, как не приходится видеть жаворонков, усердствующих в последние часы рабочего дня.

Проанализируйте свой график и определите, к какой хронотип описывает характер вашей активности. Спланируйте день таким образом, чтобы часы наивысшей активности вы проводили за решением наиболее важных задач, и отводили оставшееся время на задачи менее важные и срочные. Выработать привычку рано вставать под силу не каждому, но стоит попытаться подстроить график под свой хронотип. Совам не следует планировать важные встречи и принятие ответственных решений на дообеденное время, а жаворонкам, наоборот, на вторую половину дня.

Хронотип: Сова и жаворонок

Мотивируйте себя

Выполняя различные, особенно крупные задачи, мы можем терять мотивацию, так как результат кажется туманным и далеким. Попробуйте визуализировать результат.

Если ваша очередная цель заработать на машину, распечатайте фотографию, на которой изображена машина вашей мечты и прикрепите ее на холодильник, чтобы она постоянно попадалась вам на глаза. Другой способ создание папки на рабочем столе компьютера, где будут лежать те же фотографии машины вашей мечты. Такой прием визуализации будет постоянно напоминать вам о том, к чему вы стремитесь.

Рекомендации по повышению продуктивности

  • Включите спорт в вашу жизнь. Не секрет, что спорт в умеренных количествах положительно сказывается на здоровье. Даже короткая тренировка или прогулка в интенсивном темпе способны доставить мозгу необходимое количество кислорода, обеспечивающее его активную работу.
  • Соблюдайте режим дня. Стабильный график подъема и отхода ко сну дисциплинирует и обеспечивает своевременное включение организма в работу, легкое засыпание и пробуждение.
  • Соблюдайте режим питания. Ограничимся тем, что порекомендуем вам не употреблять много тяжелой, жирной, богатой углеводами пищи в вечернее время. Ночью желудок должен спать так же, как и вы.
  • Записывайте все мысли и идеи, которые приходят вам в голову. Носите с собой небольшой блокнот, в который будете вносить все, что приходит вам в голову. Зачастую решение определенной задачи, над которой вы ломаете голову целый день, приходит в момент, когда вы занимаетесь чем-то отвлеченным, например, стоите в очереди в магазине или едете в метро.
  • Окружите себя целеустремленными людьми. Постарайтесь наладить контакт с людьми, успешными в вашей рабочей или иной сфере, в которой вы хотите добиться успеха. Общение с такими собеседниками вдохновит вас на будущие свершения. Усваивайте опыт более успешных людей и узнавайте у них тонкости вашей профессии. Если же налаживание социальных контактов дается вам нелегко, перенимайте опыт через книги.
  • Делайте передышки. Человек существо нестабильное. Долгое время он может работать не покладая рук, но настают моменты, когда дело не спорится. В период снижения работоспособности следует давать своему организму передышки — время вновь прийти в норму. Конечно, не стоит тратить время восстановления впустую. Лучше проведите вечер с родителями, прочтите книгу, за которую никак не могли взяться, сходите на выставку за новыми впечатлениями или испеките печенье с детьми.

Заключение

Итак, мы рассмотрели основные принципы тайм-менеджмента, усвоили советы, которые помогут вам быть успешным во всех ваших начинаниях, как деловых, так и личных, при этом затрачивая минимальное количество времени. В конце концов, нужно помнить одно: суть технологии тайм-менеджмента сводится к одному простому тезису успевай больше при меньших затратах времени.

Надеемся, наша статья была вам полезна и впредь вы не столкнетесь с проблемой нехватки времени, боязнью чистого листа и у вас наконец появится время на развитие отстающих сфер жизни.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бизнес-идеи и финансы, платежные системы, развитие общества и экономики
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

4 + 18 =